FAQ Table des matières

Information Générale
Considérations techniques
Contrôle
Confidentialité et sécurité
Divers

Information Générale

Qu’est ce que Beautyontime.fr ?

Beautyontime.fr est un agenda électronique en ligne, partagé en temps réel entre le professionnel de soins de beauté et ses clients. En plus du téléphone utilisé par les clients pour prendre rendez-vous, ils peuvent désormais, sans vous déranger, fixer la date et l’heure de leur prochaine visite, de façon confidentielle et sécurisée.

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Est-ce Beautyontime.fr remplace le téléphone ?

Non, pour les clients, Beautyontime.fr est un canal complémentaire au téléphone qui leur permet de fixer un rendez-vous pour une visite avec leur prestataire de soins, d’où qu’ils souhaitent, quand ils le souhaitent. Pour le salon de beauté, Beautyontime.fr est une aide précieuse car tous les rendez-vous sont notés au même endroit : un agenda unique, en ligne, qui évite les doublons et les malentendus. Les rendez vous peuvent également être pris par téléphone et notés dans l’agenda Beautyontime.fr

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A qui s’adresse Beautyontime.fr ?

- A tous les professionnels de soins de beauté exigeant une prise de rendez-vous tels que : ongleries, esthéticiens (nes), salons de soins; maquillage, massage, épilation, peau, beauté, sauna, solarium etc.

- Aux clients.

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J’utilise un agenda papier ou un logiciel qui contient déjà une fonction agenda, est-il facile de passer à Beautyontime.fr ?

Oui, vous décidez de la date à partir de laquelle vous allez utiliser Beautyontime.fr pour la gestion de vos rendez-vous et vous reportez vos rendez-vous notés dans votre agenda papier dans Beautyontime.fr à partir de cette date. Si vous utilisez un logiciel et souhaitez passer sur Beautyontime.fr, contactez nous pour étudier l’importation de vos rendez-vous et de vos clients existants.

Nous pouvons également vous proposer d’étudier l’interface entre Beautyontime.fr et votre logiciel pour que vous puissiez continuer à utiliser votre logiciel habituel tout en bénéficiant des avantages de Beautyontime.fr, en synchronisant automatiquement les deux systèmes.

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Comment puis-je faire savoir à mes clients que mon salon est équipé du service Beautyontime.fr ?

Une fois le service en place, il est important d’en informer vos clients afin de tirer parti des avantages de Beautyontime.fr. Plusieurs canaux sont possibles :

- Si vous disposez d’un site internet, vous pouvez insérer un lien associé à un bouton Prendre rendez-vous.
- Vous pouvez également insérer un lien dans les pagesjaunes.fr
- Vous pouvez également distribuer à vos clients une carte mémo indiquant ce lien dès que vous vous abonnez.
- Il est également pratique d’afficher l’information dans votre salle d’attente.
- Vous pouvez envoyer un mail d’information à tous vos patients
- Vous pouvez l’annoncer sur votre répondeur téléphonique.

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Considérations techniques

Je possède un site Internet, est-ce que mes clients peuvent prendre rendez-vous à partir de mon site ?

Oui, nous pouvons vous créer un lien direct vers votre agenda Beautyontime.fr pour permettre la prise de rendez-vous à partir de votre site.

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Doit-on installer un logiciel pour utiliser Beautyontime.fr ?

Nous nous occupons de la mise à jour des logiciels et de la sécurité de vos données. Du coup, vous pouvez accéder à votre agenda Beautyontime.fr depuis tout ordinateur connecté à internet.

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Peut-on travailler à plusieurs et en même temps sur un agenda ?

Oui, Beautyontime.fr est conçu pour le partage d’accès à l’agenda. clients, prestataires de soins et assistantes peuvent être connectés simultanément. Les mises à jour sont reflétées en temps réel, ce qui évite les malentendus et les doublons.

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Peut-on fixer plusieurs rendez-vous de façon automatique ?

Oui, afin d'établir tout type d'abonnement pour des soins fréquents ou répétitifs (fonction RV multiples)

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Que se passe-t-il si l’accès internet devient indisponible ?

Beautyontime.fr permet une sauvegarde de l’ensemble des rendez vous pour un accès hors ligne, voire une synchronisation avec d’autres agendas du marché.

Pour remédier aux coupures internet au salon, il est possible de prévoir une clef USB pour un accès à l’internet mobile fournie par les opérateurs de téléphonie mobile.

Si c’est votre ordinateur qui tombe en panne, vous pouvez accéder à Beautyontime.fr depuis tout autre ordinateur connecté à l’internet.

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Que se passe t-il si deux personnes prennent rendez-vous en même temps sur Beautyontime.fr ?

Si deux personnes prennent exactement en même temps leur rendez-vous sur Beautyontime.fr, ce qui est très peu probable, le premier qui valide le rendez vous bloque le créneau horaire, ce qui le rend indisponible pour un autre utilisateur. Beautyontime.fr permet une sauvegarde de l’ensemble des rendez vous pour un accès hors ligne, voire une synchronisation avec d’autres agendas du marché.

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Contrôle

Comment puis-je m’assurer de la durée des rendez vous lorsque ceux-ci sont pris par mes clients ?

Très simplement, vous créez des types de rendez vous et définissez leur durée correspondante. Par exemple : soin de base, 30mn., soin complet 1h.. selon le type de consultation sélectionné par vos clients, la durée est attribuée automatiquement.

Mais vous pouvez aussi définir d’autres types de visite uniquement accessibles par vous-même et votre assistante. Lorsque vous ou votre assistante insérez une consultation dans l’agenda Beautyontime.fr, sa durée est attribuée par défaut selon les paramètres précédemment définis et bien entendu modifiable.

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Mes clients voient ils mes disponibilités et la fréquentation de mon salon ?

Vos clients ne voient que les disponibilités que vous avez ouvertes pour eux.
Les autres plages horaires sont grisées.
Il leur est donc impossible de connaitre les noms des autres clients, ni la fréquentation de votre salon car vous ouvrez vos disponibilités au fur et à mesure de la demande.

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Comment mes clients sont-ils informés de la prise de rendez-vous ?

Dès que le rendez vous est pris, quelle que soit la personne (prestataire, assistante ou client) qui a inséré le rendez vous dans l’agenda et dans la mesure ou l’email du client est renseigné, ils reçoivent un email de confirmation, ainsi qu’un SMS de rappel la veille du rendez-vous si le numéro de téléphone mobile est renseigné.

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Comment puis-je contrôler que les gens ne prennent pas rendez vous n’importe comment par internet ?

Les clients doivent d’abord s’identifier pour pouvoir accéder à votre agenda, ce qui nécessite de remplir un formulaire d’inscription, la première fois. Par ailleurs, vous fixez le nombre maximum de consultations par patient, ainsi que la durée maximum d’ouverture de votre agenda.

Ceci constitue déjà un premier filtre, mais si vous le souhaitez, vous pouvez également prévoir d’activer un filtre supplémentaire dans vos préférences, qui permet à vos clients qui ne sont jamais venus de déposer une demande de rendez-vous. Celle-ci doit être confirmée ou refusée par votre salon pour que le rendez vous soit effectivement inscrit dans votre agenda.

Les rendez vous pris par les clients ne peuvent être notés que dans les plages horaires que vous avez déclarées à cet effet. Le risque d’un rendez vous mal noté ou mal compris est plus important par téléphone que sur Beautyontime.fr

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Est-ce que n’importe qui peut accéder à mes disponibilités et prendre rendez-vous ?

Non, il faut que le client s’enregistre en remplissant un formulaire et s’identifie pour accéder à votre agenda.

Mais vous pouvez aussi limiter l'accès aux disponibilités et à la prise de rendez-vous, en autorisant uniquement les clients à prendre un nombre limité de rendez vous à la fois, voire en filtrant les nouveaux clients par un mécanisme d’approbation (notion de liste verte).

Vous contrôlez ainsi strictement l'accès à vos disponibilités.

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Confidentialité et sécurité

Comment mes clients sont-ils informés de la prise de rendez-vous ?

Dès que le rendez vous est pris, quelle que soit la personne (prestataire, assistante ou client) qui a inséré le rendez vous dans l’agenda et dans la mesure ou l’email du client est renseigné, ils reçoivent un email de confirmation, ainsi qu’un SMS de rappel la veille du rendez-vous si le numéro de téléphone mobile est renseigné.

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Les clients risquent ils d’oublier leur rendez vous ?

Beaucoup moins que lorsqu’ils prennent rendez vous par téléphone, car Beautyontime.fr leur confirme leur rendez vous par email et par SMS.

Si le rendez vous est pris par téléphone et noté dans Beautyontime.fr par votre assistante ou vous-même, le client reçoit également un message de rappel par email ou par SMS (dans la mesure où ces informations sont renseignées).

L’absentéisme est fortement réduit grâce à Beautyontime.fr

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Peut-on imprimer l’agenda Beautyontime.fr ?

Oui, aussi bien en vision « jour » qu’en vision « hebdomadaire ». Cela peut vous permettre d’avoir également une trace écrite de votre agenda et de l’emporter avec vous.

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Est-ce que mes clients ont accès à mon agenda et peuvent voir toutes mes disponibilités mes rendez-vous avec d’autres clients ?

Non, vous choisissez les créneaux que vous souhaitez ouvrir à la prise de rendez vous par Beautyontime.fr, et vos clients ne voient que les disponibilités que vous avez ouvertes.

En aucun cas ils ne peuvent voir les rendez-vous d’autres clients. Seuls les horaires disponibles à la prise de rendez-vous sont proposés.

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Beautyontime.fr est-il sécurisé ?

Oui, Beautyontime.fr utilise le protocole de communication HTTPS codé en SSL 128 bits pour crypter les transactions, comme le e-banking. Ceci permet d'échanger des informations entre deux ordinateurs de façon sûre.

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Divers

Vous voulez remplacer vos assistant(e)s ?

Non, Beautyontime.fr a pour objet d’aider vos assistantes et non de les remplacer. Beautyontime.fr leur permet notamment d’inscrire en temps réel les rendez vous pris par téléphone.

On constate à l’usage que Beautyontime.fr permet de réduire le nombre d’appels et donc le stress lié au téléphone, les appels en attente, de telle sorte que vos assistantes se consacrent à des tâches plus valorisantes telles que la gestion du salon, l’accueil physique des clients et les soins.

De plus, les oublis et malentendus sont considérablement réduits grâce à Beautyontime.fr

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EUR 26.- par mois, je trouve que c’est cher !

Avec Beautyontime.fr, vous offrez un service de qualité à vos clients qui peuvent désormais prendre rendez vous-même en dehors des heures d’ouverture du cabinet.

Et si vous n'avez pas d'assistante, Beautyontime.fr vous permet de vous consacrer totalement à votre mission.

Votre agenda se remplit de façon plus lisse et vos clients n’oublient plus leur rendez-vous.

Avec un ou deux oublis en moins par mois, votre abonnement à Beautyontime.fr se justifie !

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D'autres questions ?

N'hésitez pas à nous contacter en allant sur la page Contact

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